Retningslinjer for behandling af persondata for ansatte i:

MTO electric a/s

Stiftsvej 14

DK-7100 Vejle

CVR-nummer: 26314909

(herefter benævnt MTO)

DATAANSVARLIG:

MTO er jf. Persondataforordningens regler dataansvarlig for dine persondata. Eventuelle spørgsmål vedrørende dine persondata kan ske til AMC på mail amc@mto-electric.dk.

1. Introduktion

Retningslinjerne i denne privatlivspolitik er udarbejdet ud fra EU’s Persondataforordning (GDPR), som får virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i GDPR.

Denne privatlivspolitik for ansatte beskriver:

  • Hvilke persondata MTO behandler, og hvad MTO bruger disse data til.
  • Hvordan MTO håndterer, opbevarer og beskytter disse oplysninger (herunder lovkrav og lign.)
  • Dine rettigheder med hensyn til indsigt og sletning af disse data.

2. Persondata

MTO indsamler og behandler persondata omkring hver enkelt medarbejder i forbindelse med rekrutterings-processen og ved ansættelse, ligesom der løbende behandles persondata som led i ansættelsesforholdet og ved en evt. fratrædelse.

Begrebet ”behandling” omfatter enhver form for håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, søgning, brug, videregivelse og sletning af oplysninger.

Formålet med behandlingen er personaleadministration. Oplysningerne stammer fra medarbejderen selv, fra medarbejdersamtaler, HR/lønafdelingen og relevante myndigheder (f.eks. SKAT).

2.1 Hvilke persondata behandler vi?

MTO behandler primært almindelige persondata, såsom:

  • Stamdata (navn, adresse, telefon- og mobilnummer osv.)
  • Fødselsdato
  • Kontaktinfo på pårørende
  • Ansøgning, CV, kursus- og uddannelsesbeviser, truckcertifikat osv.
  • Ansættelseskontrakt-oplysninger, tillæg, advarsler, opsigelser
  • Lønsedler, pensionsinfo, skatteoplysninger
  • Ferieplaner, ferie- og fraværsperioder samt restferie
  • MUS-samtale referater og –planer
  • Logning og overvågning
  • Salgsstatistik
  • Telefonstatistik

I specielle tilfælde behandler vi også oplysninger fra din læge i forbindelse med sygefravær eller behandling af forsikringssager. Sådanne helbredsoplysninger anses som følsomme personoplysninger, og der stilles derfor større krav til sikkerhedsniveau og samtykke/fuldmagt ved opbevaring af sådanne oplysninger.

2.2 Hvad bruger vi personoplysninger til?

De personoplysninger, som vi indsamler om dig i forbindelse med ansøgningsprocessen og under det løbende ansættelsesforhold, bruges først og fremmest til almindelig personaleadministration og til opfyldelse af den kontrakt, du har indgået med MTO.

Kontrakt, løn, sygdom, ferie osv.

En række persondata behandles jf. retslig forpligtelse i forbindelse med din kontrakt, udbetaling af løn, afholdelse af ferie osv. For relevante stillinger behandles endvidere oplysninger om truckcertifikat/ kørekort.

Ansøgning, CV, referencer, kursus- og uddannelsesbeviser samt evt. personlighedstests anvendes jf. vurdering af ansøgere i rekrutteringsprocessen og opbevares under ansættelsesforholdet med henblik på optimal udnyttelse af medarbejderressourcer.

Lønafdelingen anvender almindelige persondata med henblik på entydig identifikation og kun i det omfang, at MTO har brug for oplysningerne til at varetage lønadministration. Løn til medarbejdere og honorarer til bestyrelsesmedlemmer behandles i systemet Danløn.

Med henblik på at opfylde gældende lovgivning trækker MTO skatteoplysninger og indberetter månedligt din lønindkomst til SKAT.

Oplysninger om sygdomsperioder– og barsel registreres med henblik på refusion af syge- og barselsdagpenge efter gældende lovgivning. I forbindelse med anmeldelse af kravet videregiver MTO persondata i form af medarbejders CPR-nummer, ansættelses- og lønforhold mv. til kommunen.

Ved ansættelse bliver du omfattet af vores pensionsordning hos TopDanmark. Med henblik på oprettelse sender vi dine identifikationsoplysninger incl. CPR-nr. til TopDanmark, som kort tid efter arrangerer et personligt møde, hvor du sammen med en rådgiver gennemgår dine personoplysninger- og behov. Oplysningerne overføres ikke til MTO.

Får du som medarbejder brug for at benytte dig af din pensionsaftale, sker kommunikationen direkte mellem medarbejder og TopDanmark. Som medarbejder har du, f.eks. ved alvorlig sygdom, mulighed for at give en HR-medarbejder fuldmagt til at kommunikere på dine vegne med TopDanmark. Helbredsoplysninger videregivet til HR-medarbejder vil blive behandlet fortroligt, opbevaret i personalemappen, sendt via sikker e-mail og data slettes så snart sagen er afsluttet.

I tilfælde af at du, som medarbejder, har behov for at benytte MTO’s sundhedsforsikring, kontaktes HR (HAB), som udleverer en procedure for kontakten til TopDanmark. Det er den enkelte medarbejder, som kommunikerer direkte med TopDanmark og der overføres dermed ingen data til MTO.

I forbindelse med flexjob, praktikophold og lignende ordninger behandles de nødvendige persondata i HR med henblik på overholdelse af gældende lovgivning samt ansættelsesadministration.

Ved ferieperioder beregnes og indberettes det antal feriedage, du som medarbejder har optjent og afholdt til feriekonto. Denne registrering sker via Danløn.

Ligeledes føres der i systemet registrering af antallet af forbrugte og resterende feriefritimer. Det sker af administrative hensyn.

MUS-samtaler og statistik

For medarbejdere i salgsafdelingen vil der med henblik på udvikling og optimering blive behandlet personlig salgsstatistik.

Hvert år gennemfører du og din leder en udviklingssamtale (MUS), hvor I drøfter personlig trivsel, arbejdsopgaver og udvikling (fagligt og personligt). Konklusion og udviklingsplan udleveres til medarbejderen og arkiveres desuden i personalemappen.

Logning og overvågning

Logning af telefoni sker med henblik på optimering og tilpasning. I vores telefonsystem, Flexfone, arkiveres informationer om f.eks. antal opkald, varighed, tidspunkter, de seneste 100 indgående/udgående telefonnumre, ventetid på køopkald osv. Disse data behandles i salgsarbejdet, til optimering af serviceniveauet overfor kunder samt til løbende tilpasning af telefonpakker til ansatte.

Logning af adgang til MTO’s bygninger med nøglebrik sker alene af hensyn til fejlsikring og sikkerhed.

Som medarbejder registrerer vi, når du logger på alarmsystemet med din personlige brugerkode ved enten ind- eller udgang, eller hvis du ringer til G4S i forbindelse med alarmhåndtering.

Der er med henblik på forebyggelse og opklaring af strafbare forhold (indbrud, hærværk, personskade etc.) installeret overvågningskameraer på MTO, 8 stk. udenfor og 4 stk. indenfor. Overvågningen administreres af vores alarmselskab G4S (se flere detaljer i vedhæftede ”skema om tv-overvågning”).

Øvrige data

Som medlem af personaleforeningen/gavekassen modtager medarbejdere en gave i forbindelse med fødselsdage og andre mærkedage (se personalehåndbogen). Fødselsdato- og år vil således blive behandlet af HR i forbindelse med gaveadministration (fødselsdagsliste).

Ferieplan for alle virksomhedens medarbejdere udarbejdes med henblik på MTO’s og medarbejdernes ferieplanlægning.

Med henblik på at kunne kontakte pårørende i ulykkestilfælde gemmer vi nødvendig kontaktinformation på medarbejderes familie/pårørende i en pårørendeliste.

2.3. Hvem har adgang til persondata?

Adgang til persondata gives kun til ansatte, der i arbejdets medfør har behov for dette og er instrueret i at respektere brugernes fortrolighed og tavshedspligt.

Oplysningerne kan i nødvendigt omfang blive videregivet til tredjepart, herunder blandt andet til de relevante offentlige myndigheder samt Danløn, sundhedsforsikring, pensionssystem mv.

Derudover behandles data af MTO’s eksterne IT-konsulent samt tilknyttede revisor.

I disse tilfælde sikres det bl.a. med en databehandleraftale, at fuld fortrolighed og gældende lovgivning overholdes.

Anden videregivelse sker kun undtagelsesvist jf. lovgivningsmæssige krav eller hvis behandlingen er nødvendig for, at MTO (eller tredjemand) kan forfølge en legitim interesse.

2.4 Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?

Den periode, som MTO opbevarer persondata, afhænger af typen af persondata.

I rekrutteringsfasen vil alt persondata som udgangspunkt blive slettet senest en måned efter besættelsen at den relevante stilling. Vi arkiverer undtagelsesvist ansøgninger i op til ½ år efter og kun efter udtrykkeligt samtykke fra ansøger. Det skyldes dels, at nye medarbejdere ansættes med en prøvetid på 3 måneder og dels at der kan opstå nye jobmuligheder.

Under det løbende ansættelsesforhold opbevares de oplysninger, vi har indsamlet om dig, i din personalemappe. Vi vil dog løbende slette de oplysninger, som ikke længere vurderes at have relevans for dit ansættelsesforhold.

Det samme gælder for persondata, der behandles i forbindelse med statistik, planlægning og optimering.

Efter et ansættelsesforholds ophør opbevares persondata som hovedregel i 5 år jf. bogføringsloven og forældelsesfristen for fagretlige sager.

Efter endt opbevaringsperiode vil alt blive slettet, medmindre lovgivningen undtagelsesvis giver grundlag for en længere opbevaring.

Det gælder ligeledes kursusbeviser, eksamensopgaver- og projekter osv. Som medarbejder kan du give samtykke til at MTO må beholde dine opgaver/projekter efter ophør af dit ansættelsesforhold.

Din arbejdsmail vil efter din fratrædelse blive bevaret i 24 måneder, således at vi kan modtage og videresende eventuelle arbejdsrelaterede e-mails til dine kollegaer.

3. Korrekte og ajourførte persondata

Det er af afgørende betydning for os, at alle persondata i MTO er korrekte og ajourførte, og at urigtige personoplysninger slettes eller berigtiges. Derfor skal du altid give os besked, hvis der sker en ændring i dine data, hvis du f.eks. får ny adresse, telefonnummer, kontonummer eller lign.

På den måde undgår du, at der sker en forkert behandling og du hjælper samtidig MTO med at agere i overensstemmelse med GDPR’s krav om datakvalitet.

Ved væsentlige ændringer i dine arbejdsforhold, vil der altid der blive udarbejdet et tillæg til din kontrakt, hvormed data også berigtiges i HR/lønafdelingen.

VIGTIGT: Ved ændringer i dine persondata, bedes du straks informere HAB på hab@mto-electric.dk.

4. Indsigtsretten

Du kan som ansat altid få oplyst hvilke persondata, vi har registreret om dig.

Hvis du ønsker indsigt i de data, som er registreret om dig hos MTO, skal du rette henvendelse til AMC på amc@mto-electric.dk. Du vil senest 1 måned efter modtage en samlet oversigt over, hvilke persondata, vi har registreret om dig.

5. Berigtigelse, sletning af persondata samt tilbagetrækning af samtykke

Er der registreret forkerte data om dig, eller ønsker du at få data slettet, kan du rette henvendelse til AMC på amc@mto-electric.dk.

Du har ret til at få personoplysninger om dig selv berigtiget eller slettet uden unødig forsinkelse.

Bemærk at persondata ikke kan slettes, såfremt MTO fortsat har en legitim interesse i at opbevare, herunder behandle, dine personoplysninger. MTO kan f.eks. være forpligtede til at gemme persondata af administrative, lovmæssige eller sikkerhedsmæssige grunde.

Hel eller delvis tilbagetrækning af samtykke(r) har ingen ansættelsesretlige konsekvenser. Du kan tilbagetrække et samtykke ved at sende en mail til amc@mto-electric.dk.

6. Lagring og backup

Data, du selv fabrikerer, skaffer eller modtager og som gemmes på MTO’s fællesdrev eller i din mailbox vil løbende være genstand for backup. MTO’s backup opbevares et eksternt sted i typisk 1 måned.

Det betyder, at ledelsen ved behov kan rekvirere adgang til dine data tilbage i tid. Også selv om du har slettet dem her og nu.

Adgangen til dine ”gamle” data vil aldrig ske, uden at du underrettes.

7. Overvågning og logning

Overvågning og logning af MTO’s IT-systemer, telefoni og adgangskontrol sker alene af hensyn til drift, fejlretning, sikkerhed, genetablering og dokumentation. (Se afsnit 2.2)

Det er kun ledelsen og udvalgte medarbejdere, der har adgang til disse oplysninger, som maksimalt gemmes 5 år efter ansættelsesforholdets afslutning.

Adgang til logning og overvågning er begrænset til personale, hvis opgave det er at administrere og sikre IT-driften, telefonien samt adgangsadministrationen og sikkerhed. Disse er instrueret i at respektere brugernes fortrolighed og tavshedspligt.

Alle medarbejdere er gjort opmærksom på, at deres firmamail betragtes som firmaets ejendom og ikke bør benyttes til private mails. MTO’s ledelse eller kollegaer kan tilgå mailen ved sygdom, fratrædelse osv. Hvis man har behov for at sende private mails, bør man anvende gmail eller anden webmail.

8. Sikkerhed

Vi har fastlagt tekniske foranstaltninger og organisatoriske procedurer, der skal sikre mod, at dine oplysninger bliver offentliggjort, misbruges, fortabes eller kommer til uvedkommendes kendskab, eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Jf. persondataloven bliver dine personlige oplysninger opbevaret sikkert og fortroligt.

De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med dit ansættelsesforhold, vil blive opbevaret i hhv. din personalemappe (fysisk og/eller elektronisk i sikkert netværk) samt i C5 og vort CRM-system, afhængigt af typen af persondata.

MTO gemmer personlige oplysninger i aflåste skabe og på computere med begrænset adgang (betroede medarbejdere), som er placeret i kontrollerede faciliteter.

9. Databrudsprocedurer

Alle medarbejdere er bekendte med MTO’s interne databrudsprocedure, som følger persondatalovens artikel 33 og 34 og Datatilsynets vejledning. Ved brud på persondatasikkerheden anmelder den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, bruddet på persondatasikkerheden til datatilsynet.

Når et brud på persondatasikkerheden sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse den registrerede om bruddet på persondatasikkerheden.

Hvis MTO oplever et nedbrud på persondatasikkerheden, som indebærer en høj risiko for dine persondata vil du således blive informeret herom snarest muligt. 

10. Klage

Er du ikke tilfreds med MTO’s behandling af persondata, kan du klage til AMC på amc@mto-electric.dk. Medfører dette ikke afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet:
Datatilsynet

Borgergade 28, 5

1300 København K

Telefon: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Opdateret den: 10. oktober 2019 /Anne Mette Christensen